یکی از درگیریهای زندگی امروز در شهرها، به ویژه کلان شهری همچون تهران، زندگی آپارتمان نشینی است این شیوه زندگی علاوه بر آنکه موجب تداخل خرده فرهنگ ها، به ویژه خرده فرهنگهای معارض شده، نا بهنجاری های دیگری را هم رقم زده که هریک در نوع خود پیچیده می باشد. از جمله مشکلات آپارتمان نشینی  گریبانگیر آن هستیم بحث اداره امور آن می باشد که در اینجا به اختصار به آن می پردازیم .

از آنجا که هر اجتماعی اعم از خانواده یک اجتماع کوچک ویا جامعه به عنوان یک اجتماع بزرگتر نیازمند مدیر یا مدیرانی برای اداره امول خود هستند، در مجتمع های ساختمانی (آپارتمانی) نیز این ضرورت به وضوح احساس می گردد. که در این خصوص قانون تملک آپارتمانها و آیین نامه اجرائی آن مصوب 1343 و اصلاحیه های بعدی آن، ضوابط و مقررات حاکم بر این موضوع را مشخص نموده است و قانونگذار مستند به قانون فوق الاشعار، کلیه مجتمع های مسکونی، اداری، تجاری و شهرکهائی که فاقد شهرداری هستند را ملزم به رعایت ضوابط و مقررات حاکم بر آن نموده است.

علی ایحال به منظور تعیین مدیر یا هیات مدیره ابتدا می بایست مجمع عمومی مالکین به شرح ذیل تشکیل گردد:

مجمع عمومی مالکین -  در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز نماید مجمع مزبور تشکیل می گردد و به عبارتی مجمع عمومی از گردهمائی مالکین تشکیل می گردد.

با ملاحظه مواد قانونی این طور استنباط می گردد که در صورتی که مالکین خود در مورد نحوه تشکیل اولین مجمع عمومی به توافق نرسند واز تشکیل مجمع خودداری نمایند حسب مالکین درخواست مالکین، وزارت مسکن وشهرسازی عهده دار این مسئولیت می گر دد.

چنانچه جلسه مذکور،اولین جلسه مجمع نباشد هیات مدیره وظیفه دعوت از مالکین را به عهده خواهد داشت لازم به ذکر است که برگزارکنندگان مجمع موظف می باشند دعوتنامه هایی را به نشانی کلیه مالکین ارسال نموده و از آنان، جهت شرکت در جلسه دعوت به عمل آورند و چنانچه مالکین در محلی، به جز نشانی خود در مجتمع، ساکن باشند موظفند رسما" آدرس خود را به هیات مدیره اعلام نمایند درغیر این صورت هیات مدیره وظیفه ای جهت تفتیش درخصوص نشانی مالکین ندارند و اگر کسی به عنوان نماینده یکی از مالکین تعیین شده باشد باید قبل از تشکیل مجمع عمومی وکالتنامه رسمی (که در دفترخانه تنظیم شده باشد) ویا غیر رسمی (نوشته کتبی) خود را به مدیر یا هیات مدیران ارائه نماید و واحدهایی که دارای چند مالک می باشند می بایست از بین خود یک نفر را جهت شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی نمایند. درصورتیکه یکی از مالکین نیز دارای شخصیت حقوقی باشد نماینده آن طبق قوانین مربوط به شخصیت های حقوقی، معرفی خواهدشد.

تشکیل جلسه به وسیله آگهی در تابلو اعلانات نصب و همچنین می بایست به نشانی هریک از مالکین ارسال گردد.

در اولین جلسه مجمع عمومی ابتدا رئیس مجمع که اداره جلسه نیز با او می باشد و سپس درهمان جلسه در صورت به رسمیت رسیدن مجمع، مدیر یا مدیرانی از بین مالکین ویا اشخاص خارج از ساختمان انتخاب می شود لازم به ذکر است که برای رسمیت مجمع، حضور مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمتهای اختصاصی ویا نماینده آنان ضروری است.

باتوجه به مراتب فوق اگر مالکین بیش از نصف مساحت تمام قسمتهای اختصاصی ساختمان ویا نماینده آنان در جلسه حضور پیدانکنند جلسه موکول به پانزده روز بعد می گردد و چنانچه در این جلسه نیز اکثریت لازم حاصل نگردد جلسه برای پانزده روز بعد تجدید و تصمیات جلسه اخیر با تصویب اکثریت عده حاضر معتبر خواهد بود مجمع عمومی مالکین باید حداقل هر سال یک بار تشکیل گردد.

وظایف و اختیارات مجمع عمومی به شرح ذیل می باشد:

1-  تعیین رئیس مجمع عمومی

2-  انتخاب مدیر یا مدیران و رسیدگی به اعمال آنها.

3 – اتخاذ تصمیم نسبت به اداره ساختمان.

4- تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینه های سالانه.

5- اتخاذ تصمیم در ایجاد اندوخته برای امور مربوط به حفظ و نگهداری و تعمیر بنا.

6- تفویض اختیار به مدیر یا مدیران به منظور انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان.

کلیه تصمیمات متخذه مجمع عمومی مالکین باید ظرف ده روز به وسیله مدیر یا مدیران به شرکا یا مالکین غایب و وزارت مسکن وشهرسازی اطلاع داده شود.

مجمع عمومی عادی می تواند به طور فوق العاده هم به شرح ذیل تشکیل گردد در صورتی که هیات مدیره نتواند درخصوص یک موضوع خاص و مهم اتخاذ تصمیم نماید(مثلا به فرض درخصوص بازسازی و تعمیرات اساسی ساختمان و...) مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده تشکیل می گردد که این موضوع بنا به درخواست مالکین و یا هیات مدیره می باشد. صلاحیت مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده همان صلاحیت مجمع عمومی عادی می باشد. در صورت عدم اجابت درخواست مالکین از سوی هیات مدیره و در صورت پیش بینی سمت بازرس و وظایف آن در اساسنامه مالکین می توانند درخواست  خود را به بازرسان ارائه نمایند و بازرسان موظفند با رعایت تشریفات مقرر، اقدام لازم را معمول نمایند.

مجمع عمومی فوق العاده، در صورت استعفا، فوت، عزل یا حجر مدیر یا مدیران قبل از انقضا مدت ماموریت به منظور تجدید انتخاب هیات مدیره جدید تشکیل می گردد.

در صورت خودداری شرکا از تشکیل مجمع فوق العاده، وزارت مسکن وشهرسازی حسب تقاضای سه نفر از شرکا برای تشکیل مجمع مذکور اقدام خواهد نمود مگر آنکه تعداد آپارتمان ها از ده واحد کمتر باشد که در این صورت تقاضای یک نفر از شرکا کافی خواهدبود.

تصمیمات مجامع برای کلیه مالکین الزام آور است

مدیر یا مدیرانی که طی جلسات مجمع عمومی مالکین انتخاب می شوند مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی می باشند تعداد آنها می بایست فرد بوده و مدت  ماموریت آنها نیز طبق قانون دوسال است. اما مجمع می تواند این مدت را اضافه و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران نیز بلامانع است.

مجمع عمومی می تواند یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه دار تعیین و خزانه دار دفتر ثبت درآمد و هزینه خواهد داشت که به پیوست قبوض و اسناد مربوطه برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی تسلیم و ارائه خواهد نمود مدیرانی که انتخاب شده اند امین شرکا (مالکین) بوده و نمی توانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب نمایند.

مدیر یا مدیران مکلفند تمام بنا را به عنوان یک واحد در مقابل آتش سوزی بیمه نمایند.

در کلیه ساختمانها که بیش از ده واحد آپارتمان داشته باشند مدیران مکلفند برای حفظ و نگاهداری و همچنین نظافت قسمتهایمشترک و سایر امور مورد نیاز دربان یا سرایدار استخدام نمایند.

مدیر یا مدیران همچنین مکلفند میزان هزینه های مستمر و مخارج متعلق به هر شریک و نحوه پرداخت آنرا قبل یا بعد از پرداخت هزینه به وسیله نامهسفارشی به نشانی مالکین اعلام نمایند. و در صورت استنکاف، طبق مقررات قانونی برای وصول آن اقدام نمایند.